Кадровый аудит

Любая организация – это целая система, эффективность которой определяется слаженной работой всех единиц. Кадровое делопроизводство нуждается в регулярных проверках как всего процесса, так и отдельной документации. Во время подобной процедуры эксперты проводят оценку работы кадровой службы предприятия, выявляют возможные недочеты или риски, которые могут привести к негативным последствиям.

Что такое кадровый аудит организации

Уточнения, которые были внесены в ТК РФ в 2018 г., затронули особенности проведения оценки соблюдения норм законодательства. Проверка, позволяющая избежать возможных претензий от ГИТ – кадровый аудит, помогает привести документацию в соответствие требованиям и снизить риск возможных штрафных санкций за нарушение норм ТК. Помогая привести кадровый учет в порядок, проверка и оценка позволяют свести к минимуму вероятность негативного результата при внеплановых визитах инспекторов.

Экспертная лаборатория «Экостар» готова объяснить, что такое кадровый аудит, и помочь с выполнением проверки. Благодаря нашей работе, вы избежите судебных исков, штрафов, жалоб. Звоните или заказывайте обратный звонок, чтобы узнать подробнее!

Как часто следует проводить аудит кадровой документации

Выбирать время для проведения аудита руководитель организации может самостоятельно, оценив имеющиеся обстоятельства. Чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, рекомендуется прибегать к проверке кадрового делопроизводства регулярно. Это существенно снижает риск штрафных санкций. Толчком к проведению процедуры становятся такие моменты:

  • смена администрации организации или появление нового специалиста по кадрам;
  • подготовка к плановой проверке;
  • возможность внеплановой проверки со стороны ГИТ, если задерживалась заработная плата или увольнение сотрудника не прошло без конфликта.

Внешней причиной могут послужить изменения, которые были внесены в законодательство.

Зачем требуется кадровый аудит

Проверка кадрового учета необходима в нескольких ситуациях:

  • необходимо оптимизировать порядок управления трудовым коллективом компании;
  • требуется установить необходимое число управленцев и исполнителей;
  • нужно сократить затраты времени между постановкой задачи и принятием конкретного решения;
  • следует устранить избыточные информационные потоки, которые отрицательно влияют на деятельность сотрудников;
  • существует возможность автоматизировать отдельные бизнес-процессы;
  • понадобилось снизить нагрузку на сотрудников, провести оценку их способностей, профессиональных или личностных качеств, а также распределить обязанности в соответствии с квалификацией работников и опираясь на их профессиональный профиль.

Процедура помогает в развитии корпоративной культуры, вовлекает персонал в ценности компании и повышает его мотивацию. Аудит позволяет повысить уровень работы кадровой службы предприятия и увеличить эффективность деятельности, кроме того, он положительно влияет и на коллектив.

Главная задача для кадрового аудита – профилактика возможных конфликтов с надзорными органами, подготовка к возможным проверкам.

Виды кадрового аудита

Аудит делопроизводства в организации классифицируется по нескольким параметрам:

  • в зависимости от периодичности выполнения он может быть текущим, регулярным, панельным или оперативным;
  • по полноте исследования он делится на полную и локальную процедуры;
  • по способу проведения может быть внешним и внутренним;
  • по уровню бывает управленческим, когда исследование акцентируется на линейных менеджерах, стратегическим – когда проводится аудит руководящего состава, тактическим – если фокус на службе управления штатом;
  • по методике – комплексным, тематическим или выборочным.

В зависимости от того, какой тип проверки выбран руководителем организации, она может занимать 1-21 суток.

Этапы кадрового аудита

Корректно проведенная проверка позволяет получить представление о структуре управленческого персонала и кадровой обеспеченности организации, дать оценку эффективности выбранного стиля управления.

Кадровый аудит в организации проводится поэтапно:

  1. Начинается проверка документации. У любой организации обязательно должен присутствовать определенный пакет документов, включающий труддоговора, правила внутреннего распорядка, документацию по зарплате, инструкции по ОТ, графики отпусков, трудовые книжки, личные карточки персонала и прочее. Все они разрабатываются согласно определенным требованиям.
  2. Экспертиза собранной документации. На этом этапе устанавливается, насколько корректно заполнены бумаги, соответствуют ли они нормам законодательства.
  3. Аудит ПО. Компании работают с определенными программами, потому требуется провести их проверку, порядок доступа к ним, полномочия персонала и возможности несанкционированного проникновения.
  4. Оформление итогов. Отчет по результатам кадрового аудита должен описывать риски для организации на основании выявленных ошибок. В него включается описание всех проведенных операций. Экспертное заключение представляет собой два блока, в которых содержится информация о проверке документации и сведенья по каждому сотруднику.

Можно выявить, необходимо ли работникам компании дополнительное обучение, и оценить, каков социально-психологический климат в организации.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Можно ли провести кадровый аудит своими силами?

Компания способна провести процедуру самостоятельно. При этом важно особенное внимание уделить наличию обязательной документации и ее экспертизе. Если проверка выявила нехватку обязательной документации, потребуется ее разработать. Однако проведение кадрового аудита имеющей на это право сторонней организацией, в штате которой трудятся эксперты, обычно эффективнее и позволяет существенно снизить возможные риски получения штрафов в случае внеплановой проверки со стороны надзорных органов.

Когда обращаются за услугами кадрового аудита?

Оценка кадрового аудита может потребоваться, если сменился руководящий состав организации или специалист, занимавшийся кадровыми вопросами. Услуги экспертной организации нужны для подготовки юридического лица к проверке или для выявления нарушений и получения рекомендаций по исправлению.

Чем услуга кадрового аудита отличается от НR-консалтинга?

Цель кадрового аудита – проанализировать существующую документацию, найти возможные проблемы и минимизировать риски штрафов от надзорных органов. НR-консалтинг помогает в поиске персонала, направлен на разработку стратегий развития и анализ потребностей компании в сотрудниках, а также на их аттестацию, оценку квалификации.