Как внести исправление в журнал инструктажа по охране труда

Опечатки в журналах инструктажа по охране труда — обычное дело, пока документы ведутся в бумажном виде. Кто-то поставит не ту дату, кто-то ошибётся в фамилии или должности, кто-то распишется за соседа. Перезаводить журнал из-за единичной ошибки не требуется — закон позволяет внести исправление с сохранением целостности журнала.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

С 1 сентября 2022 года действует Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда».

По пункту 88 ПП № 2464 порядок регистрации проведённого инструктажа и форма его документирования утверждается работодателем. Это означает, что обязанности «вести именно журнал по утверждённой форме» в действующем регулировании нет. Вместо журнала допустимы личные карточки работника, личные книжки или иной способ документирования.

Эту позиция закреплена в письме Минтруда России от 30.05.2022 № 15-2/В-1677 «Об отдельных положениях Правил обучения по охране труда и проверке знаний требований охраны труда». В письме прямо указано: с 1 сентября 2022 года на усмотрение работодателя взамен журнала регистрации инструктажа допускается вести, например, личные книжки работника или иной способ документирования проведённого инструктажа по охране труда, за исключением электронного.

То есть Минтруд исходит из того, что фиксация инструктажа сохраняется на бумажном носителе с собственноручными подписями инструктирующего и инструктируемого. На практике распространён гибридный вариант: данные ведутся в электронной системе или таблице, листы периодически распечатываются и подписываются от руки. Такой формат вполне допустим.

Как внести исправление?

Действующее законодательство не устанавливает специального порядка исправления записей в журналах по охране труда. Это следует из того же пункта 88 ПП № 2464 — форма документирования и порядок её ведения на усмотрение работодателя. При отсутствии императивной нормы работодатель применяет общие принципы делопроизводства и закрепляет порядок исправлений локальным актом. На практике используются два допустимых подхода.

Подход 1. Запись об ошибочности на следующей строке

1. Зачёркивать ошибочную запись или замазывать корректором нельзя — целостность журнала должна сохраняться.

2. На следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером N внесена ошибочно».

3. Сразу после неё — правильная запись со всеми необходимыми реквизитами по пункту 87 ПП № 2464 (для первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажа на рабочем месте): дата проведения инструктажа, ФИО и должность работника, прошедшего инструктаж, год рождения, вид инструктажа, причина проведения (для внепланового и целевого), ФИО и должность работника, проводившего инструктаж, наименование локального акта, в объёме требований которого проведён инструктаж, подписи обоих работников.

Подход 2. Зачёркивание с пометкой «ошибочная запись»

1. Строка с неверными данными или опечаткой зачёркивается одной тонкой чертой так, чтобы первоначальный вариант текста был виден.

2. Рядом делается приписка «ошибочная запись».

3. Указывается дата внесения исправления.

4. Лицо, ответственное за ведение журнала, ставит подпись рядом с исправлением.

5. Правильная запись вносится на следующей свободной строке со всеми реквизитами по пункту 87 ПП № 2464.

Оба подхода разъяснены Рострудом и одинаково допустимы — выбор остаётся за работодателем. Подход 2 (с зачёркиванием) считается более традиционным и применяется по аналогии с исправлениями в трудовых книжках и кадровых журналах. Подход 1 (без зачёркивания) полезен, когда ошибка касается нескольких реквизитов в одной записи и зачёркивание превратило бы строку в нечитаемую.

Для записей о вводном инструктаже состав сведений установлен пунктом 86 ПП № 2464 — без указания вида и причины, но с указанием подразделения, в котором будет работать инструктируемый.

Запись об ошибочности и правильная запись датируются текущим днём — днём обнаружения ошибки. Это нормально и не считается нарушением.

Что делать, если ошибка обнаружилась спустя время?

Инспектор ГИТ при проверке журнала может обратить внимание на расхождение в датах: запись об инструктаже датирована, например, 15 марта, а запись об её исправлении и правильная запись — 10 июля. Это не нарушение. Требования к строгой хронологии записей в журнале действующее регулирование не устанавливает.

Расхождение в датах объясняется ситуацией: первоначально была допущена опечатка (например, в фамилии), сам инструктаж проводился именно тем днём, который стоит в ошибочной записи. Дата исправления отличается, потому что ошибка была обнаружена позже.

В журнале могут встречаться и другие случаи отклонений от хронологии: журнал ведётся параллельно по нескольким подразделениям одним ответственным; инструктажи проводятся разными ответственными в один день; в журнал вносятся инструктажи за пропущенный период после возвращения работника из отпуска или с больничного.

Если опасения насчёт замечаний инспектора всё же есть, рядом с записью об ошибочности можно сделать пояснительную пометку — «Опечатка в фамилии. Инструктаж проведён [дата]» — это снимает вопросы при проверке.

Ответственность

Сама по себе опечатка в журнале или техническая ошибка делопроизводства — не нарушение, штрафы за это не предусмотрены. Главное — чтобы по итогу журнал содержал достоверные сведения о фактически проведённых инструктажах с подписями обеих сторон.

Реальные нарушения, выявляемые при проверках:

• отсутствие проведённого инструктажа — то есть работник был допущен к работе без инструктажа;
• отсутствие записи об инструктаже в журнале при фактически проведённом инструктаже;
• допуск работника без подтверждения прохождения инструктажа.

Допуск работника к работе без обучения и инструктажа по охране труда квалифицируется по статье 5.27.1 части 3 КоАП РФ:

• должностное лицо или ИП — 15–25 тыс. руб.;
• юридическое лицо — 110–130 тыс. руб.

Штраф применяется за каждого работника, допущенного к работе без обучения.