Что такое аудит охраны труда? Порядок проведения
Аудит, аутсорсинг, бенчмаркинг, митап, роадмап — уже слышали такие выражения?
Однажды руководитель сказал мне: “У нас тут был митап, на котором мы провели бенчмаркинг по вопросу охраны труда. И знаешь, что? Согласно статистике, компании, пренебрегающие аудитом, на 37% чаще получают штрафы. Поэтому составь нам роадмап по аудиту и собери информацию по аутсорсингу”.
Ох, уж эти дети директоров с их английским сленгом…
К некоторым словам мы уже привыкли, некоторые только входят в наш толковый словарь, но такое слово, как аудит, знакомо большинству. Оно уже давно укоренилось в нашем лексиконе и пришло на смену термину “проверка”.
Аудит — проверка чего-либо на соответствие установленным требованиям и нормам.
Аудит охраны труда — проверка действующей в организации системы охраны труда и документации по охране труда на соответствие установленным нормам и требованиям по охране труда, осуществляемая собственными силами компании, нанятым независимым экспертом или организацией.
Цель аудита:
1) Упразднить устаревшее и излишнее в документах и регламентах
У нас не только постоянно появляются новые НПА, но и упраздняются старые. Аудиторы всегда следят за такими вещами и помогут избавиться от устаревших норм и правил, исполнение которых стало необязательным.
Например, изменившиеся правила выдачи СИЗ позволят сократить затраты на покупку спецодежды. Пересмотр списка лиц, обязанных проходить медицинское освидетельствование, позволит сэкономить на ежегодном медосмотре. Выявление подобных фактов может с лихвой окупить даже стоимость проведения аудита.
2) Решить спорные вопросы
Иногда между специалистами по охране труда и мастерами участков вспыхивают нешуточные споры. Одни пытаются создать безопасные условия для работников, а вторые — сохранить производительность и уложиться в установленные руководством сроки. От этого директорам иногда очень сложно принять решение и выбрать одну из сторон.
Слово аудитора в данном споре будет решающим. Они не раз сталкивались с похожими проблемами, а имеющийся опыт поможет в формировании грамотной системы действий, которая удовлетворит обе стороны.
3) Дадут план действий на будущее
Если в организации нет штатного специалиста по охране труда, а его обязанности приходится совмещать руководителю или, например, главному бухгалтеру, то охрана труда может “забуксовать”.
Аудиторы не только выявят недочеты и помогут их исправить, но и дадут подробный план действий на будущее: какие документы разработать, какие мероприятия по охране труда провести, какие техники безопасности устарели, в какие сроки нужно уложиться и т.д.
4) Выявить некомпетентность действующих сотрудников
Бывают ситуации, когда руководители начинают сомневаться в компетентности своих специалистов по охране труда. Аудит по охране труда поможет понять, действительно ли это так, или дело вовсе не в специалисте, а в других подчиненных.
Аудитор может дать оценку работе действующего специалиста по охране труда, выявить его слабые и сильные стороны и даже помочь стать лучше, если он заблуждается в определенных вопросах.
5) Подготовка к проверке гос. инспекции труда
Если инспектору ГИТ по каким-либо причинам приходится оставить свою должность в инспекции, то самым оптимальным местом для следующего трудоустройства становится аудиторская фирма.
В связи с этим проведение аудита может стать отличной подготовкой к настоящей проверке трудовой инспекцией. Только в отличие от трудового инспектора аудитор не станет утаивать выявленные нарушения, а открыто скажет вам, что необходимо исправить перед проверкой.
Аудиторы отлично знают, на что трудовой инспектор обратит внимание.
Иногда благодаря аудиту удается даже выявить проблемных работников, которых на время проверки можно отправить в командировку или дать выходной.
Виды аудитов
Видов аудитов очень много: финансовый, налоговый, управленческий, экологический, IT-аудит и др. Любые проверки можно назвать аудитом, поэтому в данном материале мы разделим аудит охраны труда на 3 вида:
- Внутренний аудит
Организовывается и проводится собственными силами работодателя. Что именно проверять и какие использовать методы, определять придется самостоятельно.
Один из самых понятных видов внутреннего аудита — это аудит рабочего времени. Проверки, во время которых фиксируется, когда работники приходят на работу, на сколько опаздывают и как часто задерживаются с обеденного перерыва.
Только это вовсе не аудит по охране труда. Это просто очень хороший пример внутреннего аудита в компании.
- Независимый аудит
Проводится независимой аудиторской компанией (аудитором). Аудит становится независимым, когда вы заключаете договор на аудит по охране труда с другой организацией для проверки действующей на предприятии системы охраны труда. Данные услуги всегда оказываются на возмездной основе.
Независимые аудиторские проверки позволяют объективно оценить СУОТ компании взглядом со стороны. Какими бы явными ни были нарушения, работая каждый день можно их просто не замечать. Внешний аудитор поможет вычислить такие недостатки и найти способы их устранения.
- Государственный аудит
Проверку государственной инспекции труда тоже можно назвать аудитом, но если в первых двух случаях для организации никаких рисков нет, то при государственном аудите компанию могут привлечь к ответственности: выписать штраф, приостановить деятельность компании, отстранить от должности ответственных лиц и в худшем случае привлечь к уголовной ответственности.
Полностью избежать государственного аудита не удастся, поэтому проведение внутренних аудитов и услуги независимых аудиторов — лучшая подготовка к проверке государственной инспекции труда.
Виды внутреннего аудита
В связи с тем, что проведение внутреннего аудита зависит лишь от желания самой организации, сложно выделить его виды. Проще всего разделить внутренний аудит охраны труда на плановый и внеплановый.
Плановый аудит проводится с периодичностью, установленной на предприятии, с целью формирования отчетности о проделанной работе и подведению итогов за отчетный период. Контроль выполняемой плановой работы, такой как обучение работников нормам и правилам безопасности при выполнении работ, закупка и выдача СИЗ, проведение регулярных медосмотров.
Внеплановый аудит инициируется в связи с возникшими в компании обстоятельствами. Часто проводится тайно, используя фактор неожиданности. В ходе такого аудита проверяют, соблюдаются ли инструкции по ОТ, проводит ли руководитель необходимый контроль за работой подчиненных, своевременно или нет составляются наряды-допуски и т.д.
Порядок проведения аудита
В зависимости от вида аудита (внутренний, независимый, государственный) будет различаться и сам порядок его проведения.
Максимально универсальный порядок действий такой:
- Издание приказа
Пока гром не грянет, мужик не перекрестится. Так и у нас, пока директор приказ не отдаст, аудит не начнется. Но это все лирика, а что указать в приказе? Давайте разбираться.
В первую очередь приказ будет основой будущего аудита, поэтому в нем следует указать: ответственных лиц, план и сроки проведения, форму отчета о результатах, роль и ответственность персонала.
Если речь идет о независимом аудите, то можно указать ответственного за поиск аудитора и заключение договора.
Если речь идет о государственном аудите, то следует определить помещение (кабинет), которое будет предоставлено государственному инспектору для работы и подготовить его.
- Сбор и передача документов аудитору
Будь то гос. инспектор или независимый аудитор, ему будет необходимо ознакомиться с вашими документами по охране труда.
Если речь идет о гос. аудите, то в полученном вами предписании будет конкретный перечень документов, который необходимо предоставить гос. инспектору для проверки.
- Оценка действующей СУОТ
Аудиторы собирают информацию, разговаривают с рабочими, наблюдают за работой оборудования и самих сотрудников, после чего анализируют полученную информацию.
Провести оценку нужно непременно в рабочее время, когда все сотрудники на своих местах, а оборудование работает в штатном режиме. Для достоверного аудита всегда необходимо видеть реальную картину на предприятии.
- Оформление результатов
Итоги аудита всегда оформляются на бумаге.
Если это независимый аудит, то работодателю предоставляется отчет о выявленных недостатках и план по их устранению.
После государственного аудита работодателю выдается предписание об устранении выявленных нарушений. Если нарушения незначительные, то организации могут и не предъявить штрафов, но предписание выдается в 90% случаев. Предписание не выдают, если на предприятии все идеально, а такое случается крайне редко. Как мы все с вами знаем “Кто ищет, тот всегда найдет”.
- Исправление недочетов
Нельзя сказать, что данный пункт — это часть аудита. Это то, что происходит после. Совместно с аудиторами или самостоятельно, вы работаете над устранением выявленных нарушений.
Недостатки, выявленные в ходе независимого аудита, нужно исправить, но строгих сроков нет.
Если вы устраняете нарушения, указанные в предписании, которое вам выписал гос. инспектор, то должны уложиться в указанные в нем сроки. В случае нарушения сроков работодателя могут привлечь к ответственности.
